KLF:s personuppgiftspolicy

KLF är måna om din personliga integritet och det är viktigt för oss att du vet att vi tar hand om dina personuppgifter på ett tryggt och bra sätt. Därför vill vi informera om den nya Dataskyddsförordningen som börjar gälla den 25 maj: GDPR, General Data Protection Regulation.

1. För vem gäller den här Personuppgiftspolicyn

Denna personuppgiftspolicy gäller för dig, fysiska person, som har avtal med, köper och/eller levererar spannmål, varor och tjänster till/från KLF, besöker vår webbplats och sociala media. I den här policyn kallar vi det för enkelhetens skull ”vårt utbud”.

2. Vem är ansvarig

Kristianstadsortens Lagerhusförening ek.för. är personuppgiftsansvarig.
Det är viktigt för oss att vara öppna och transparenta med vilken information vi har om dig. Vi använder bara dina personuppgifter för de ändamål och de syften som anges i denna information. I denna text anger vi också hur vi samlar in personuppgifter om dig. Vi ser regelbundet över denna informationstext och uppdaterar den om vi skulle förändra vårt sätt att hantera dina personuppgifter över tiden, så vi rekommenderar att du läser denna policy med jämna mellanrum.
Bara de personer som behöver uppgifterna för sina arbetsuppgifter får tillgång till dem. Vi använder bara personuppgifter som är aktuella och relevanta. Vi hanterar personuppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen och andra tillämpliga lagar.

3. Vilka personuppgifter samlar vi in?

Vi samlar in, använder och sparar uppgifter som namn, personnummer, postadress, telefon- och mobilnummer, e-postadress, IP-adress samt uppgifter för bankkontonummer och BG-konto. Vi samlar också in information om hur besökare beter sig på vår webbplats t.ex. om vilka sidor som besöks, e-mail samt annan meddelande- och besökshistorik.

Dessa uppgifter samlas in för att vi ska kunna kommunicera med dig, för att kunna utföra överenskomna tjänster i vårt utbud samt kunna ingå och administrera uppgifter enligt vårt avtal med dig och uppfylla de krav som myndigheterna ställer på KLF.

Vi kan komplettera de uppgifter vi inhämtar direkt från dig med personuppgifter som vi hämtar från externa informationskällor såsom allmän information från publika källor.

4. Hur samlas personuppgifter in?

Vi hämtar data om dig från olika källor beroende på vilka av våra produkter och tjänster du nyttjar. De källor vi hämtar personuppgifter från är:
– Direkt från dig som vår avtalspart, t.ex. vid tecknande av olika typer av avtal som berör dig.
– Användande av tjänster på webbsidor och information på sociala medier. T.ex. använder vi oss av cookies för att förstå hur du använder vår webbplats och för att ge dig en optimal upplevelse. För mer information läs vår policy om cookies (www.klf.nu/cookies).
– Register hållna av myndigheter eller externa parter.

5. Hur använder vi dina personuppgifter?

Personuppgifterna samlas in, sparas, bearbetas, samkörs, analyseras och används på olika sätt för de syften som beskrivs i detta dokument, t.ex.

• Försäljning och mottagning av varor som behöver avräknas och faktureras enligt avtal.
• För att kunna erbjuda dig olika avtal och tjänster samt för att kunna fullgöra våra åtaganden gentemot dig som kund.
• För att identifiera dig som kund, kommunicera med dig och skicka information om vårt utbud.
• Vid utveckling av vår affärsverksamhet och våra produkter, marknads- och kundnöjdhetsundersökningar.
• Fullgöra vår rapportskyldighet till och krav från myndigheter och att följa tillämplig lagstiftning.
• Personuppgifterna kan komma att lämnas ut till, och behandlas av, våra serviceleverantörer, t.ex. IT-leverantörer.

Vi säljer inte personuppgifter till tredje part.

6. Rättsliga grunder för användande av personuppgifter

KLF samlar in, använder och sparar uppgifter om dig inom ramen för vårt utbud baserat på någon av följande lagliga grunder:

• Artikel 6.1.a Den registrerade har lämnat sitt samtycke.
• Artikel 6.1.b För att fullgöra ett avtal där den registrerade är part, t.ex. för att kunna avräkna spannmålsleveranser eller fakturera en leverans av foder och gödsel.
• Artikel 6.1.c För att fullgöra en rättslig förpliktelse, t.ex. för att KLF ska kunna leva upp till kraven i bokföringslagen med krav på 7 års arkivering eller skyldighet att rapportera till och liknande lagstiftning.
• Artikel 6.1.d För att skydda intressen som är av grundläggande betydelse för fysiskt person, t.ex. om det föreligger fara för liv eller hälsa.
• (Artikel 6.1.e För att utföra en uppgift av allmänt intresse och myndighetsutövning)
• Artikel 6.1.f För att ändamål som rör den personuppgiftsansvarige berättigade intresse, t.ex. ta fram statistik och mäta kundnöjdhet.

7. Datalagring och säkerhet

Vi värnar om din integritet och en god informationshantering av dina personuppgifter. Vi behåller endast dina personuppgifter så länge som det är nödvändigt för att uppfylla de syften som beskrivs i denna information och för att leverera våra tjänster till dig.
Lagringstiden för dina personuppgifter är beroende av styrande lagar, bokföringskrav och andra faktorer. Personuppgifter som inte behövs raderas eller görs anonyma.

De av våra leverantörer och samarbetspartners som fungerar som personuppgiftsbiträden måste följa våra instruktioner gällande sekretess och säkerhet rörande dina personuppgifter.

8. När delar vi dina personuppgifter med andra?

När det finns laglig grund för det, kan vi i vissa fall dela personuppgifter med andra. Leverantörer och samarbetspartners som behandlar personuppgifter på uppdrag av oss är reglerade via personuppgiftsbiträdesavtal. I avtalen med dessa samarbetspartners begränsas syftena för hur personuppgifter kan användas och lämnas ut, och vi kräver att dina personuppgifter är tillräckligt skyddade.

9. Överföring av dina personuppgifter utanför EU/EES

Vi strävar alltid efter att dina personuppgifter behandlas inom Europeiska unionens och Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EU/EES) och att våra IT-system finns inom EU/EES.

10. Tillgång till dina personuppgifter

Vi vill vara öppna med hur vi bearbetar dina personuppgifter och vi ser till att de är korrekt uppdaterade. Du har rätt att begära ett kostnadsfritt utdrag per kalenderår av de personuppgifter vi har om dig. Detta gör du genom att kontakta oss på info@klf.nu

Du kan be oss att korrigera eller ta bort de av dina personuppgifter som du anser är felaktiga. Du kan också be oss att radera dina personuppgifter i de fall det inte finns någon rättslig grund för vidare bearbetning. Viss information kan vara undantagen från rätt till tillgång, rättelse, radering i enlighet med gällande lagar.

11. Kontaktinformation

Om du har några frågor om behandlingen av dina personuppgifter är du välkommen att kontakta oss.

Kristianstadsortens Lagerhusförening ek.för
Organisationsnummer 738200-3155
Box 504, Timmermansgatan 3
291 25  KRISTIANSTAD
E-post: info@klf.nu